Wydatki na ubezpieczenie pracownika nie zawsze będą kosztem pracodawcy

Wśród szerokiego katalogu wydatków, które – zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób prawnych – nie mogą stanowić kosztów uzyskania przychodów, pojawiają się również kwoty związane z ponoszonymi przez pracodawcę kosztami składek na ubezpieczenie pracownika. Jednak po spełnieniu kilku wskazanych w ustawie przesłanek, nie ma przeszkód, aby ten wydatek mógł być zaliczany do kosztów uzyskania przychodów.

Zgodnie ze znaną i wręcz odwieczną zasadą obowiązującą w polskim podatku dochodowym od osób prawnych, kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów ze źródła przychodów lub w celu zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 16 ust. 1 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych. W przypadku świadczeń na rzecz pracowników powiązanie z przychodami jest dość oczywiste – pracownicy generują przychody pracodawcy. Powoduje to, że z reguły wystarczy wykazać brak wyłączenia z katalogu, a dane świadczenie stanowić będzie koszt uzyskania przychodów.

Wydatki na ubezpieczenie pracowników

W katalogu wydatków, które nie mogą stanowić kosztów podatkowych, znajdują się m.in. wydatki z tytułu składek opłaconych przez pracodawcę związanych z zawartymi lub  odnowionymi umowami ubezpieczenia na rzecz pracowników. Trzeba jednak zaznaczyć, że przepis ten (art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy o CIT) wskazuje w swojej treści również koszty, które dotyczą umów ubezpieczenia, które mimo wszystko mogą stanowić koszt uzyskania przychodu w rachunku podatkowym. Otóż, wyłączenie z kosztów nie ma zastosowania do umów dotyczących ryzyka, o którym mowa w dziale I w grupach 1, 3 i 5 oraz w dziale II w grupach 1 i 2 załącznika do ustawy z 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej, jeżeli uprawnionym do otrzymania świadczenia nie jest pracodawca i umowa ubezpieczenia w okresie pięciu lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym ją zawarto lub odnowiono, wyklucza:

• wypłatę kwoty stanowiącej wartość odstąpienia od umowy,
• możliwość zaciągania zobowiązań pod zastaw praw wynikających z umowy,
• wypłatę z tytułu dożycia wieku oznaczonego w umowie.

Z powyższego zatem wynika, iż kosztem uzyskania przychodów mogą być opłacone przez pracodawcę z tytułu zawartych lub odnowionych na rzecz pracowników umów ubezpieczenia:

• na życie (dział I gr. 1);
• ubezpieczenia na życie, jeżeli są związane z ubezpieczeniowym funduszem kapitałowym, a także ubezpieczenia na życie, w których świadczenie zakładu ubezpieczeń jest ustalane w oparciu o określone indeksy lub inne wartości bazowe (dział I gr. 3);
• wypadkowe i chorobowe, jeśli są uzupełnieniem innych ubezpieczeń działu I (dział I gr. 5);
• wypadku, w tym wypadku przy pracy i choroby zawodowej (dział II gr. 1): świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się, świadczenia kombinowane, przewóz osób;
• ubezpieczenie choroby (dział II gr. 2):świadczenia jednorazowe, świadczenia powtarzające się, świadczenia kombinowane.

Przykładowo zatem, ubezpieczenie NNW na rzecz pracowników nie jest objęte wyłączeniem z możliwości ujęcia tego wydatku w kosztach podatkowych. Jest to bowiem ubezpieczenie z grupy 1 działu II załącznika do ustawy o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjnej – ubezpieczenie wypadku. Natomiast kwota składki z tytułu polisy ubezpieczeniowej na rzecz pracowników odbywających podróż służbową, która dotyczy ryzyka grupy 13 działu II (odpowiedzialność cywilna osób fizycznych), grupy 8 działu II (ubezpieczenie bagażu) nie stanowi kosztu uzyskania przychodów na podstawie przepisu art. 16 ust. 1 pkt 59 w związku z art. 15 ust. 1 ustawy o podatku dochodowym od osób prawnych (por. pismo dyrektora Izby Skarbowej w Poznaniu z 17 marca 2016 r., nr ILPB3/4510-1-4/16-4/KS).

Identyczne zasady dotyczące możliwości uznania za koszt uzyskania przychodu wydatku na składkę ponoszoną przez pracodawcę zawiera art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych.

Podstawa prawna:

art. 16 ust. 1 pkt 59 ustawy z 26 lipca 1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (tekst jedn. Dz. U. z 2021 r., poz. 1128 ze zm.)
art. 23 ust. 1 pkt 57 ustawy z 15 lutego 1992 r. o podatku dochodowym od osób prawnych (tekst jedn. Dz.U. z 2021 r., poz. 1800 ze zm.)
załącznik do ustawy z 11 września 2015 r. o działalności ubezpieczeniowej i reasekuracyjne (tekst jedn. Dz.U. z 2022 r., poz. 2283 ze zm.)