Praca zdalna 2023. Jakie koszty pracodawca musi zwrócić pracownikowi?

• Dotychczasowe praktyki pracodawców rzeczywiście były mocno odmienne w temacie pokrywania kosztów pracy zdalnej, gdyż przepisy nie były jasne w tym względzie.
• Od 7 kwietnia pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikom podwyższonych kosztów energii elektrycznej oraz kosztów Internetu związanych z pracą zdalną z domu.
• Zwrot kosztów pracy zdanej czy też wypłata ryczałtu w to miejsce jest zwolniona z obciążeń publicznoprawnych typu PIT i ZUS.
• Pracodawcy mogą mieć problem z ustaleniem kwoty ryczałtu w przypadku choroby bądź urlopu pracownika.

Co w rzeczywistości sfinansuje pracodawca? 
Dotychczasowe praktyki pracodawców rzeczywiście były mocno odmienne w temacie pokrywania kosztów pracy zdalnej. Jedni nie refundowali żadnych kosztów pracy na odległość, traktując ją jako benefit sam w sobie. Inni z kolei przyznawali miesięczny dodatek. Jednak wątpliwości budziło to, jakie koszty powinien on obejmować, gdyż przepisy nie były jasne w tym względzie. Według nowych regulacji, które wejdą w życie już 7 kwietnia pracodawca jest zobowiązany do zwrotu pracownikom podwyższonych kosztów energii elektrycznej oraz kosztów Internetu związanych z pracą zdalną z domu.

Zwrot takich rzeczywiście poniesionych kosztów może być zastąpiony ryczałtem odpowiadającym ich przewidywalnej wysokości.  Zwrot kosztów pracy zdanej czy też wypłata ryczałtu w to miejsce jest zwolniona z obciążeń publicznoprawnych typu PIT i ZUS.

Różne zwroty dla różnych grup pracowników
Pracodawcy powinni rekompensować jedynie koszty energii elektrycznej i usługi internetu, których sami bezpośrednio nie zapewniają do pracy zdalnej.

Może więc wystąpić sytuacja, w której grupa pracowników korzysta z własnych telefonów, a druga grupa – z telefonów służbowych, których abonament opłaca bezpośrednio pracodawca. Z tego powodu wysokość ryczałtu dla różnych grup pracowników może się różnić. Ryczałt powinien odzwierciedlać takie różnice, niezależnie od innych kwestii wpływających na koszty związane z faktycznym czasem pracy z domu, jak na przykład wymiaru zatrudnienia pracownika.

Wątpliwości budzi też kwestia absencji pracownika w danym miesiącu w związku np. chorobą czy urlopem i ich ewentualnym wpływem na wysokość ryczałtu do wypłaty. Z jednej strony organy podatkowe w indywidualnych interpretacjach podatkowych dotyczących ustawy covidowej zajmowały stanowisko o braku konieczności uwzględnienia tej kwestii przy wypłacie.  Z drugiej jednak ryczałt ma odpowiadać przewidywanym kosztom.

Dlatego spodziewać się można dość ostrożnościowego podejścia pracodawców i odmowy wypłaty całości bądź części ryczałtu, zwłaszcza gdy nieobecność pracownika w pracy trwa cały miesiąc lub jego większą cześć. Wówczas skarbówka nie będzie miała postaw do zarzutu bezpodstawnego korzystania z wyłączenia podatkowego.